Events

„Events“ und deren Management

(Auszug aus dem Vertriebsleiter-Handbuch von Erich-Norbert Detroy)

In vielen Unternehmen finden im Jahr zwei bis drei Events zu besonderen Gelegenheiten statt: sei es zur Einführung eines neuen Produktes, zur Präsentation einer innovativen Vertriebsstrategie, zum Thema Neukundengewinnung etc. Ein typisches Beispiel sind Jahres-Kick-off-Meetings, in denen man entweder den Erfolg eines vergangenen Geschäftsjahres Revue passieren lässt oder den Erfolg des nächsten Jahres gemeinsam in Angriff nimmt.

Die Vorbereitung eines solchen Events ist meist sehr zeitaufwendig und viele Personen sind daran beteiligt. Damit auch die Veranstaltung selbst zum Erfolg wird und die Teilnehmer bzw. Mitarbeiter danach begeistert nach Hause gehen, ist es wichtig, das die Veranstaltung von Anfang bis Ende sorgfältig durchgestylt wird. Dabei sind einige wichtige Punkte zu beachten:

1. Übergreifendes Motto für die gesamte Veranstaltung

Das Motto sollte nicht nur für die Hauptveranstaltung selbst gelten, sondern auch für die einzelnen Spezialseminare und Workshops.

Beispielsweise wurde für ein Europäisches Marketing-Meeting einer renommierten Elektrowerkzeugfirma im Rahmen eines Brainstormings das Motto „Take off to new dimensions“ gewählt. Das Motto stellte die Klammer für jeden der fünf präsentierten Produktbereiche dar, bei denen jeweils die Frage nach der neuen Dimension ein wichtiges Kernthema darstellte. Visuell wurde das Motto in Form einer Rakete umgesetzt. Im Laufe der Veranstaltung wurden die einzelnen Stufen der Rakete von den verschiedenen Teilnehmergruppen gebaut und am Ende der Veranstaltung auf der Bühne zusammengesetzt. Zum Abschluss baute die oberste Vertriebsleitung das Navigationssystem an der Spitze der Rakete ein mit den Worten „Wir machen gemeinsam die Steuerung“. Als die Rakete mit aufsteigendem Rauch von der Bühne abhob, wurde ihr Start mit begeistertem und stehendem Applaus von den Teilnehmern begleitet.

Ein Event anlässlich der Fusion zweier Firmen, wobei es darum ging die Kulturen beider schnell zusammen zu führen (bekanntlich das größte Dilemma, an dem zwei von drei Funionen scheitern), startete mit einem zuerst chaotischen Trommeln senegalesischer Musiker. Die 550 Teilnehmer an dem Event, Mitarbeiter aus allen drei Firmen und jeder mit einer kleinen Trommel beschenkt, übten anschließend mit den Senegalesen, wie man in einer Fusion gemeinsam richtig „trommelt“. Das gemeinsame Musizieren im Einklang kam hervorragend bei den Teilnehmern an und veranschaulichte optimal, wie auch der Erfolg einer Fusion trotz unterschiedlicher Kulturen der beteiligten Firmen durch gemeinsames Trommeln bzw. Handeln bewirkt werden kann.

2. Ein Rahmenprogramm, welches das Motto unterstützt

Tanzveranstaltungen, Cabarets etc. dienen zwar der Unterhaltung und Entspannung der Teilnehmer, doch sie bedeuten meist zu viel Ablenkung und verwässern das angestrebte Ergebnis der Veranstaltung. Dagegen fördert es die Aufmerksamkeit der Teilnehmer und dient der Vertiefung des für die Veranstaltung gewählten Themas, wenn auch das Rahmenprogramm unter das Motto der Veranstaltung gestellt wird.

So wurde beim Event anlässlich der oben erwähnten Fusion … zwar eine Tanzvorführung präsentiert, doch die Tänzer traten in der Berufskleidung von Firma X auf und nützten die Hygienesysteme von Firma Y.

3. Empfehlungen, wie die angestrebten Ziele erreicht werden können

Bei vielen Events wird das angestrebte Ziel nicht erreicht, weil den Teilnehmern zwar gesagt wird, was sie erreichen sollen, aber nicht wie. Sie erhalten eine Vielzahl von Hinweisen, was alles gemacht werden soll, aber mit welchen Maßnahmen das ermöglicht werden soll, wird außen vor gelassen. So reden viele Produktmanager zwar ausführlichst über ein neues Produkt, doch sie verschweigen diskret die Argumente, mit denen die Verkäufer den Nutzen der Produkte den angestrebten Zielgruppen deutlich machen. Achten Sie deshalb darauf, dass Referate aus der Sicht des Kunden gestaltet sind und dass auch die Referenten in das Motto der Veranstaltung eingebunden werden.

4. Exzellente persönliche Vorbereitung

Eine wichtige Basisfrage sollte sich jeder Leiter eines Events selbstkritisch stellen: Bin ich so gut vorbereitet, dass ich den Teilnehmern der Veranstaltung helfen kann, besser zu werden? Und nach der Veranstaltung: War die Veranstaltung so gut, dass die Mitarbeiter jetzt besser verkaufen?

5. Give-aways, die der Sache dienlich sind

Geben Sie den Teilnehmern nur solche Geschenke, die ebenfalls das Ziel des Events unterstützen. Sehr erfolgreich war beispielsweise eine Veranstaltung, die ganz im Zeichen des Autorennsports stand und für die das Motto „Fahr endlich deinen Porsche“ gewählt worden war. Als Hauptpreis gab es drei Wochenendreisen für die besten Verkäufer zu gewinnen, wobei ein Porsche als „fahrbarer Untersatz“ zur Verfügung gestellt wurde. Als Give-Away bekamen die Teilnehmer einen kleinen Modellporsche geschenkt, der sie an den in Aussicht gestellten Gewinn erinnern und sie zu besonderen Verkaufsleistungen motivieren sollte.

Überprüfen Sie einmal mit kritischen Fragen, wie viel Grund Sie haben, mit Ihrer letzten Veranstaltung zufrieden zu sein. Treffen diese Fragen auf Sie zu? Was für Maßnahmen können zur Verbesserung getroffen werden?

• 1. Hatten Sie ein motivierendes Motto?
  • - War es verführerisch ? Oder war es wie immer?

• 2. Waren die Referenten (chrono-)logisch aufeinander abgestimmt?
  • Gab es bei keinem Referenten einen Einbruch?

• 3. Wurden Ihre Mitarbeiter mit Zahlenfriedhöfen überhäuft?
  • Stellten die Kennzahlen gar jemanden öffentlich bloß?

• 4. War das Rahmenprogramm so gewählt, dass es direkt die Vertriebs-Zielsetzung unterstützte?
  • Oder wurden „halt“ Bekannte (Künstler, Politiker) eingeladen?

• 5. Bot der Kongressort die erforderliche Abwechslung, schuf er Aufmerksamkeit?
  • Oder war es wie immer – Tradition ist Tradition?

• 6. Bot der Schluss eine echte Apotheose?
  • Oder gab es wieder mal am Schluss „Diverses“ zum Ausplätschern!“?

• 7. War das Programm dramaturgisch so gut aufgebaut, dass es lange in Erinnerung bleibt und Aktivitäten dynamisch auslöst?
  • Oder gab es langweilige Vorträge?

• 8. Hatte das Event klaren Aufforderungscharakter, löste es präzise Handlungen aus?
  • Oder war es eine Selbstbeweihräucherung?

• 9. Waren die Ziele eindeutig und auch kommuniziert ... und auch akzeptiert?
  • Waren alle Vorbereitungen zielkonform?

• 10. Lenkte das Showprogramm auf die Notwendigkeit der Zielerreichung hin?
  • Oder war es ablenkend, zwar lustig, mondän und teuer?

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